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信息化視角下的檔案查詢工作研究

——以北京市海淀區市場監管局為例

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發布時間:2019-05-14 08:35 來源:
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3d+排三+过滤软件 www.cjgaw.icu 編者按
  
伴隨市場經濟的發展和商事制度改革的推進,商事登記檔案被廣泛用于市場主體變更登記、主體之間經濟往來,以及公檢法、紀檢監察機關、律師調查處理有關事項等活動中。在全國上下著力優化營商環境的大背景下,提高檔案查詢工作信息化水平越來越迫切。
  本文以北京市海淀區市場監管局實踐為例,分析檔案查詢模式存在的問題,探尋應用信息化手段優化檔案查詢工作,以加快“互聯網+政務服務”進程,實現“數據多跑路,查檔零跑路”。

企業檔案查詢工作現狀及問題
  檔案查詢需求,大對傳統檔案查詢方式帶來嚴峻挑戰
  一是龐大的檔案基數。北京市海淀區市場監管局檔案中心保管著北京市海淀區50萬戶企業的商事登記檔案,總量超過5200萬頁,每年為社會各界提供檔案查詢服務超過7萬戶次,提供檔案查詢瀏覽超過530萬頁。近年來,隨著商事制度改革的深入推進,企業數量井噴式增長,也大大增加了檔案查詢需求。
  二是居高不下的變更業務量。大部分企業查詢檔案是為了查詢在市場監管部門備案的公司登記材料,以便辦理后續變更業務。統計顯示2018年1月至8月,海淀區線下企業檔案查詢總數為47463戶次,較2017年同期增長4.3%,是同期變更總數的73.3%。
  三是部門之間信息共享不足導致查詢需求擴大。從查詢內容看,多數企業申請查詢的內容為注銷證明、吊銷證明、企業統一社會信用代碼證明、注冊號變更證明、歷次變更證明、企業名稱變更證明等。上述信息均可通過北京市企業信用信息網查詢,但是尚未在部門間實現互通互認,導致申請人必須調取帶有市場監管部門企業查詢專用章的紙質材料,造成申請人多進門、多跑路。
  線上檔案查詢應用度不高影響檔案查詢的效率
  一是線下查詢比例依然不低。2015年,原北京市工商局正式啟用北京市企業登記信息查詢系統,通過此系統。應用法人一證通證書,即可在網上查詢企業的電子檔案。線上查詢既方便又快捷,但是線下查詢比例依然不低。2018年1月至8月,海淀區企業檔案查詢總量為199634戶次,其中線上查詢152171戶次,線下查詢47463戶次,線上和線下比例為3.2∶1。其原因在于:一方面,企業網絡管理員使用的軟件屏蔽部分網絡端口,或其使用的瀏覽器版本較低導致在線檔案查詢網頁打不開或者顯示不全;另一方面,由于宣傳力度不夠和網頁設計等原因,企業對北京市企業登記信息查詢系統的認知度不高。
  二是線下查詢方式較繁瑣。現場查詢檔案的方式為:到業務窗口制作企業卡片,再到查詢機上自行查詢所需檔案,最后由業務窗口將打印好的材料交給企業。每個申請人平均花費查詢時間20分鐘,效率較低。傳統的人工掃描方式致使檔案掃描周期較長
  原始檔案從登記機構和監管機構移交到檔案管理機構后,工作人員人工編寫檔案頁碼、掃描,進行級別分類。在這種工作模式下,工作人員工作重復度高、積極性低,掃描成電子檔案的時間緩慢、效率低下。

應用“容e查”提高檔案查詢信息化水平
  人臉識別智能取號自助填表在辦理檔案查詢業務時,辦事人員首先“刷臉”取號,同時掃描辦事人員的營業執照,對辦事人員的身份進行確認,取號的同時集成檔案查詢登記表。通過人證比對、掃描營業執照二維碼確認企業唯一業務辦理號碼,實現取號與登記同時進行,提高辦事效率。業務窗口處設置人臉識別系統核驗終端,辦事人員一經取號,其人臉圖像即記錄在系統中,核驗終端通過識別,即可顯示本人的辦理號碼。人工智能技術手段的應用大大緩解了人流量密集時大廳查檔困難的問題。
  試點開展企業檔案“容e查”服務
  海淀區率先推行為企業提供帶有簽章和防偽水印的電子檔案查詢、拷貝服務。辦事人員預約查檔后,可以到查詢大廳現場查詢、拷貝所需的檔案信息,查詢瀏覽企業的登記信息材料,還可導出電子文檔。電子文檔采用數字簽章技術,具有同紙質文檔同等的法律效力。由此實現“一次拷貝,終生受用”,提升了企業檔案查詢的便利度。與此同時,針對企業自查不同情況,海淀區市場監管局在上地行政服務大廳增設了“容e查”窗口,企業可以通過預約就近選擇辦事地點,既方便了申請人,也有效分流了查詢大廳的工作量。

檔案查詢信息化的進一步探索
  運用區塊鏈技術增加安全性,提高部門間信任度
  基于全網共識為基礎的數據可信的區塊鏈數據是不可篡改的、具有高信任性和高安全性,數據的質量具有前所未有的強信任背書。如果說部門之間分享的檔案信息,受傳輸質量和傳輸速度的影響會出現缺失、不準確等問題,那么區塊鏈技術的運用,則徹底消除了這種不穩定性。只要其他部門可以查詢到檔案,就能保證材料的真實性和準確性,由此就最大程度地減少了企業在部門之間來回跑路的情況,極大地提高了企業辦事的便利度。
  以檔案“容e查”為突破口 優化檔案查詢應用系統
  借助、依托“政務云”技術平臺,借鑒“企業登記全程電子化”模式,構建查檔服務“云端”支持系統,實現檔案查詢“全程電子化”。通過登記信息在線查詢、分卷瀏覽和導出下載,逐步實現檔案查詢服務從“即來即辦,無須等待”到辦理業務“零見面”“零跑路”,實現檔案查詢最大便利化。
  升級線下查詢機功能 實現完全自助打印
  因為線下查詢檔案的需求量短時間內不會減少,所以做到線下查詢、打印檔案更便捷化、人性化是需要一直堅持的工作。筆者建議可以升級查詢打印機功能為切入點,在人臉識別技術的基礎上,探索利用個人身份證或者營業執照二維碼掃描的形式進行打印。利用身份證打印是指只要掃描身份證,系統識別該申請人是申請打印檔案企業的主要人員或者投資人,即可繼續打印。而識別營業執照二維碼則能夠自動直接打印該企業檔案。識別功能智能便捷,操作方式簡單易行,申請人能一次性直接打印出想要獲取的檔案材料,無須再到業務柜臺進行業務確認,完全實現自助打印,極大地提高了檔案查詢工作效率。
  利用登記原始檔案的技術升級 探索自動掃描編頁碼
  自動化是掃描工作的終極追求,而科技手段的不斷進步使這一目標得以實現。要實現掃描的自動化,需要每一份移轉至檔案部門的材料上都按照檔案部門歸檔目錄的要求附上具有特殊標識的編碼。移交至檔案部門的紙質檔案經過掃描,并通過電腦識別編碼,就可轉成電子檔,同時能按照檔案部門的需要自動編頁碼,從而解放人力,大大提高檔案掃描工作效率。

□北京市海淀區市場監管局 王浩杰

(責任編輯:系統管理員)

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